KM1C 1С:Франчайзинг 1С:Центр сетевой компетенции KM1C
ИП Коробейников Михаил Григорьевич
Партнёр фирмы «1С» Аттестации 1С КЭДО ЭДО РПД
+7 (995) 222-32-39
Пн-Пт 10-17

ИП Коробейников М.Г.
ИНН 183102445760
1С:Распознавание первичных документов

1С:Распознавание первичных документов

1С:Распознавание первичных документов помогает быстрее заносить в 1С счета, акты, накладные и другие первичные документы из файлов или сканов.

Сервис распознаёт данные документа, после чего пользователь проверяет результат и создаёт учётный документ в своей информационной базе.

Подобрать распознавание документов

Для чего используют сервис

  • сократить ручной ввод первичных документов;
  • загружать данные из сканов и файлов;
  • быстрее создавать документы поступления;
  • уменьшить количество ручных ошибок;
  • обрабатывать большой поток однотипных документов.
Распознавание ускоряет ввод, но итоговые данные перед проведением документа всё равно нужно проверить.

Как проходит обработка документа

1. Загружаем файл

Добавляем скан, изображение или поддерживаемый электронный документ.

2. Получаем распознанные данные

Сервис определяет реквизиты документа и строки табличной части.

3. Проверяем результат

Сверяем контрагента, номер, дату, суммы и номенклатуру.

4. Создаём документ в 1С

Используем проверенные данные для дальнейшего учёта.

Какие данные важно проверить

  • организацию;
  • контрагента;
  • номер и дату документа;
  • номенклатуру;
  • количество;
  • цены и суммы;
  • ставки НДС;
  • итог документа.

Если номенклатура не сопоставилась

Есть подходящая карточка

Сопоставляем строку документа с существующей номенклатурой.

Карточки нет

Проверяем данные и только после этого создаём новый элемент справочника.

Автоматическое создание новой номенклатуры без проверки может привести к дублям.

Когда сервис особенно полезен

  • много входящих счетов и актов;
  • регулярно поступают однотипные документы;
  • данные сейчас вводятся вручную;
  • важно ускорить работу бухгалтерии;
  • нужно снизить количество ошибок при переносе реквизитов.

Что потребуется для подбора

  • название конфигурации 1С;
  • редакция и релиз, если известны;
  • примерный объём документов;
  • какие виды документов обрабатываются чаще всего;
  • в каком виде они обычно поступают.

Для первичной оценки достаточно обезличенного примера документа.

Тарифы и стоимость

Доступные варианты сервиса и их стоимость представлены в позициях этого раздела каталога.

При выборе учитывайте фактический объём документов и условия конкретного пакета.

Официальная информация 1С

Обработка входящих документов

Практический сценарий обычно выглядит так:

  • получить файл или скан от поставщика;
  • загрузить его в сервис;
  • проверить распознанные реквизиты;
  • сопоставить контрагента и номенклатуру;
  • создать документ в 1С;
  • проверить суммы и НДС перед проведением.

Если контрагент не найден

Перед созданием новой карточки проверяем:

  • ИНН;
  • КПП;
  • наименование;
  • существующие карточки в базе;
  • возможные дубли.

Новый элемент создаём только после проверки, что подходящего контрагента действительно нет.

Если данные распознаны неточно

Качество результата зависит от исходного документа.

Особенно внимательно проверяем документы, где есть:

  • низкое качество скана;
  • мелкий текст;
  • нестандартный макет;
  • рукописные пометки;
  • сложные таблицы;
  • несколько похожих реквизитов.
Распознавание ускоряет ввод, но не отменяет бухгалтерскую проверку первичного документа.

Можно использовать для потока документов

При регулярной работе полезно закрепить единый процесс:

1. Загрузка

Ответственный сотрудник добавляет входящие документы.

2. Проверка

Сверяет ключевые реквизиты и сопоставления.

3. Создание

Формирует документ 1С на основании распознанных данных.

4. Контроль

Проверяет итог перед проведением.

Границы применения

Сервис не заменяет:

  • проверку экономического смысла документа;
  • контроль правильности НДС;
  • исправление ошибок поставщика;
  • чистку дублей справочников;
  • настройку учётной методологии;
  • ручную проверку сложных или плохо читаемых документов.

Частые вопросы

Можно распознавать документы удалённо?

Да. Работа выполняется через сервис в поддерживаемой конфигурации 1С.

Нужно ли вручную вводить все реквизиты?

Нет. Сервис распознаёт данные документа, а пользователь проверяет результат перед созданием учётного документа.

Можно распознавать сканы и изображения?

Да, если формат поддерживается сервисом и документ читаемого качества.

Что делать, если номенклатура не найдена?

Сначала проверяем существующие карточки и сопоставление, затем при необходимости создаём новый элемент.

Можно использовать сервис для большого потока документов?

Да. В этом случае особенно важно организовать единый процесс загрузки, проверки и создания документов.

Нужно ли проверять суммы после распознавания?

Да. Номер, дата, суммы, НДС, контрагент и строки документа должны быть проверены пользователем.

Что нужно для подбора тарифа?

Название конфигурации 1С, примерный объём документов и основные типы первички.

Нужно ли отправлять реальные документы для первичной оценки?

Нет. Достаточно обезличенного примера или описания типичного документа.

Официальная информация 1С

Подобрать 1С:Распознавание первичных документов

Укажите конфигурацию 1С, примерный объём первички и какие документы поступают чаще всего.

Подобрать пакет

Для первичного подбора достаточно описания документооборота. Реальные документы с персональными или конфиденциальными данными через открытую форму передавать не нужно.